(Materi kelas 8) Mencetak lembar Kerja MS Excel

          Mencetak Lembar Kerja Mencetak lembar kerja merupakan hal penting yang haris kita lakukan, agar apa yang telah kita olah di Excel 2000 dapat dibuat hardcopynya, apakah sebagai laporan, tugas, atau sebagai arsip saja. Langkah-langkah mencetak lembar kerja ;

a. Jika ingin mencetak range tertentu dari data maka sorotlah terlebih dahulu range yang akan dicetak, kalau tidak langsung kelangkah berikutnya.

b. Pilih menu File dan klik Print, maka kota dialog pencetakan akan ditampilkan seperti berikut:

c. Pilihan Name diisi denga jenis printer yang terpasang pada komputer saat ini

d. Pilihan Print Range digunakan untuk menentukan range data yang akan dicetak, apakah keseluruhan (All) atau range tertentu dari halaman (from) tertentu sampai kehalaman tertentu. Misal halaman 1 sampai dengan 5, maka isilah 1 pada kotak from dan 5 pada kotak to.

e. Pilihan Print What digunakan untuk menetukan data yang akan dicetak, apakah data yang disorot saja (selection), seluruh isi lembar kerja yang aktif (Active Sheet(s)) atau ingin mencetak seluruh lembar kerja yang ada pada buku kerja yang aktif saat ini.

f. Isilah Number of copies dengan nilai tertentu jika ingin mencetak data rangkap

g. Klik OK untuk menutup jendela ini dan printer akan melaksanakannya.

(Materi Kelas 8) Menggunakan Rumus dalam MS Excel

Menggunakan Fungsi Fungsi sebenarnya adalah rumus yang sudah disediakan oleh Excel 2000, yang akan membantu dalam proses perhitungan. kita tinggal memanfaatkan sesuai dengan kebutuhan. Pada umumnya penulisan fungsi harus dilengkapi dengan argumen, baik berupa angka, label, rumus, alamat sel atau range. Argumen ini harus ditulis dengan diapit tanda kurung (). Perhatikan kembali contoh diatas, tapi kita akan menggunakan fungsi untuk mengolahnya. Cara menulis fungsi 

1. Menulis fungsi secara langsung (manual)

a. Letakkan penunjuk sel pada sel tempat hasil fungsi akan ditampilkan (pada contoh diatas sel C6)

b. Ketikkan =SUM(C4:C5)

c. Tekan tombol enter untuk memprosesnya.

 Note:C4:C5), SUM adalah fungsi untuk penjumlahan dan (C4:C5) adalah argumen berupa alamat sel.

2. Menulis fungsi dengan memanfaatkan Paste Function Paste Function adalah salah satu cara untuk menulis fungsi yang disediakan oleh Excel 2000, dimana kita dipandu untuk menulis fungsi beserta argumennya, sehingga kesalahan dalam pengetikkan fungsi dan argumennya dapat terhindar. Untuk menggunakan fasilitas ini, ikuti langkah-langkah berikut

a. Letakkan penunjuk sel pada sel tempat hasil fungsi akan ditampilkan (pada contoh diatas, sel C6)

b. Pilih dan Klik menu Insert, Function atau klik icon paste function yang terdapat pada toolbar standar. Maka akan tampil kotak dialog berikut:

c. Pada daftar pilihan Function category, pilih dan klik Math & Trig, maka dibagian Function name akan muncul daftar fungsi matematika dan trigonometri yang disediakan Excel 2000. 

d. Pilih dan Klik fungsi SUM karena kita akan menggunakan fungsi ini untuk menjumlahkan. Pada bagian bawah dari daftar pilihan tersebut ditampilkan sintak penulisan dari fungsi yang dipilih. Seperti diatas, aturan penulisan fungsi SUM adalah SUM(number1,number2,…).

e. Klik OK sebagai tanda persetujuan, berikutnya akan tampil kotak pengisian argumen dari fungsi, seperti berikut:

f. Pada kotak isian Number1, tentukan range data yang akan dijumlah, dalam hal ini kita isikan range C4:C5. Kalau masih ada range yang lain, maka dapat diisikan pada daftar isian number2. Saran : Dalam pengisian range ini sebaiknya menggunakan tombol pemilihan range yang terdapat disebelah kanan kotak isian.

g. Klik OK jika argumen yang dimasukan telah benar. Maka hasilnya akan ditampilkan pada sel yang dipilih tadi. (sel C6)

(Materi Kelas 8) Menulis Rumus atau Formula

Menulis Rumus Untuk menulis rumus, ada beberapa cara, diantaranya
1. Menulis rumus dengan mengetikkan angka langsung a. Letakkan penunjuk sel pada sel tempat hasil rumus akan ditampilkan (pada contoh diatas sel C6) b. Pada formula bar, ketikkan = 5000000+3500000, lalu tekan tombol enter. Menulis rumus dengan cara ini cukup mudah kalau rumusnya sederhana dan pendek serta angkanya tetap

2. Menulis rumus dengan menggunakan alamat sel a. Letakkan penunjuk sel pada sel tempat hasil rumus ditampilkan (sel C6 misalnya) b. Pada formula bar, ketikkan = C4+C5, lalu tekan tombol enter. Menulis rumus dengan cara ini sangat bermanfaat jika datanya sering berubah.

3. Menulis rumus dengan bantuan mouse
a. Letakkan penunjuk sel pada sel tempat hasil rumus akan ditampilkan (pada contoh diatas sel C6)
b. ketikkan = , kemudian pilih dan klik sel C4
c. Ketik +, kemudian pilih dan klik sel C5
d. Tekan tombol enter
Menulis rumus dengan cara ini sangat dianjurkan karena memperkecil kemungkinan salah ketik alamt sel.

(Materi Kelas 8) Mengatur Lebar Kolom pada MS Excel

          Mengatur Lebar Kolom Lebar kolom pada Excel 2000 dapat kita ubah sesuai dengan keinginan kita. Ada beberapa metoda yang disediakan oleh Excel 2000, yaitu: 

1. Mengubah Lebar Kolom Menjadi Lebar Tertentu Untuk mengubah lebar kolom menjadi lebar tertentu, dapat dilakukan dengan cara ; 

a. Letakkan Penunjuk sel pada kolom yang akan dirubah, jika kolomnya yang dirubah lebih dari satu kolom, maka sorotlah seluruh kolom yang akan diubah. 

b. Pilih dan klik menu Format, Column, Width, maka kotak dialog pengubahan kolom akan ditampilkan

c. Pada kotak isian Column Width, ketikkan nilai lebar kolom yang diinginkan. d. Klik OK untuk menutup kotak dialog ini.

 2. Mengubah Lebar Kolom Menggunakan Mouse Mengubah lebar kolom dengan Mouse dapat dilakukan lebih cepat dibanding dengan cara diatas. Caranya seperti berikut ini ; a. Arahkan penunjuk mouse pada batas kanan dari kolom yang akan diubah, sehingga penunjuk mouse berubah bentuk menjadi panah dua arah. Jika ingin mengubah beberapa kolom, sorotlah terlebih dahulu kolom-kolom yang diubah, lalu arahkan penunjuk mouse pada kolom bagian kanan. Ingat : Penunjuk mouse diletakkan disebelah kanan huruf kolom. b. Klik dan geser penunjuk mouse tersebut kekiri atau kekanan sesuai dengan lebar kolom yang diinginkan.

3. Mengubah Lebar Kolom Agar Sesuai Dengan Panjang Data Kita juga dapat mengatur agar lebar kolom berubah otomatis sesuai dengan panjang data pada kolom tersebut, hal ini dapat dilakukan dengan cara ; a. Arahkan penunjuk mouse pada huruf sebelah kanan dari kolom yang akan diubah. Misalkan Kolom B, letakkan penunjuk mouse disebelah kanan dari huruf B tersebut, sehingga penunjuk mouse berubah menjadi tanda panah dua arah. b. Klik dua kali pada kondisi penunjuk mouse seperti itu. Ingat : data telah ada pada kolom tersebut sebelumnya. Dengan perintah ini otomatis lebar kolom akan disesuaikan dengan data yang terpanjang.

(Materi Kelas 8) Mengenal Tipe Data MS Excel

          Mengenal Tipe Data Pada Excel 2000 Sebelum melangkah lebih jauh dengan Excel 2000, ada baiknya terlebih dahulu kita mengenal tipe-tipe data yang terdapat pada excel itu sendiri. 

1. Tipe Data Alpha Numerik/Teks Adalah tipe data berupa teks seperti huruf (A – Z, a – z), simbol (*, ^, $, %, #, @, dll) dan angka (0 – 9) yang tidak akan diproses secara matematika. Data dengan tipe ini, dalam excel 2000 akan dibuat rata kiri dan selalu didahului oleh label prefiks berupa tanda kutip satu (‘) yang diberikannya secara otomatis. Jika data yang dimasukkan adalah data angka tetapi kita ingin menganggapnya sebagai alpha numerik/teks, maka kita harus mengetik label prefiks sebelum data tersebut, seperti : ‘2001

2. Tipe Data Numerik/Angka Adalah data yang terdiri dari angka (0 – 9), waktu dan tanggal yang dapat diproses secara matematika. Penulisan data dengan tipe ini tidak boleh didahului oleh label prefiks. Data numerik ini akan ditampilkan rata kanan oleh Excel 2000. 

3. Tipe Data Formula Adalah tipe data yang terdiri dari rumus-rumus, seperti perkalian, pembagian, penjumlahan serta fungsi matematika lainnya. Tipe data ini ini merupakan tipe data yang terpenting dalam Excel 2000, karena akan selalu digunakan dalam pengolahan data.

(Materi Kelas 8) Memulai MS Excel dan Mengenal Tampilannya

Untuk memulai dan menjalankan MS Excel, kita dapat mengikuti langkah-langkah sebagai berikut :

• Klik tombol Start
• Pilih dan klik All Program lalu pilih Microsoft Office lalu klik MS Excel
• Tunggu sampai muncul area kerja MS Excel. 

Sebelum melakukan pengolahan data pada Microsoft Excel, terlebih dahulu kita harus mengetahui elemen-elemen yang ada di Microsoft Exel

• 
  
  
  
  
            Menu Bar, berisi sederetan menu yang dapat digunakan, dimana setiap menu mempunyai sub menu masing-masing sesuai dengan fungsi dari menu induknya. Misalnya Edit, akan mempunyai sub menu yang berhubungan dengan edit data, begitu juga dengan menu yang lainnya. Standarnya menu bar terdiri dari :
  Menu ini dapat dipilih dengan Mouse atau menggunakan tombol kombinasi ALT+huruf menu yang bergaris bawah secara bersamaan. Misalkan kita akan memilih menu edit, maka tekanlah tombol ALT jangan dilepas lalu tekan huruf E. Toolbars Standard, adalah sederetan icon-icon yang akan sering digunakan. Toolbar digunakan agar kita dapat memilih dan menjalankan perintah dengan cepat dan mudah. Defaultnya toolbar ini terdiri dari:
            Masing-masing toolbar mempunyai nama dan fungsi masing-masing, untuk mengetahui namanya cukup dengan mengarahkan pointer mouse ke icon yang dituju, tunggu sesaat, maka akan muncul nama dari icon tersebut.
  
  
            Toolbar Formatting, adalah toolbar yang sering kita gunakan yang berfungsi dalam hal memformat lembar kerja, apakah itu rata kiri, kanan atau rata tengah, kita juga bisa cetak tebal, miring atau bergaris bawah, semua ini adalah bagian dari proses memformat lembar kerja. Standarnya, toolbar ini terdiri dari: Kita tinggal meng-klik icon tersebut untuk menggunakannya.
  
  
            Row Heading (Kepala garis), adalah penunjuk lokasi baris pada lembar kerja yang aktif. Row Heading juga berfungsi sebagai salah satu bagian dari penunjuk sel (akan dibahas setelah ini). Jumlah baris yang disediakan oleh Excel 2000 adalah 65.536 baris.
  
  
            Column Heading (Kepala kolom), adalah penunjuk lokasi kolom pada lembar kerja yang aktif. Sama halnya dengan Row Heading, Column Heading juga berfungsi sebagai salah satu bagian dari penunjuk sel (akan dibahas setelah ini). Kolom di simbol dengan abjad A – Z dan gabungannya. Setelah kolom Z, kita akan menjumpai kolom AA, AB s/d AZ lalu kolom BA, BB s/d BZ begitu seterus sampai kolom terakhir yaitu IV (berjumlah 256 kolom). Sungguh suatu lembar kerja yang sangat besar, bukan. (65.536 baris dengan 256 kolom)
  
  
            Cell Pointer (penunjuk sel), adalah penunjuk sel yang aktif. Sel adalah perpotongan antara kolom dengan baris. Sel diberi nama menurut posisi kolom dan baris. Contoh. Sel A1 berarti perpotongan antara kolom A dengan baris 1.  Formula Bar, adalah tempat kita untuk mengetikkan rumus-rumus yang akan kita gunakan nantinya. Dalam Excel pengetikkan rumus harus diawali dengan tanda ‘=’ . Misalnya kita ingin menjumlahkan nilai yang terdapat pada sel A1 dengan B1, maka pada formula bar dapat diketikkan =A1+B1  Scroll Bar, berfungsi untuk menggeser lembar kerja secara vertikal (Vertical Scroll Bar) dan horizontal (Horizontal Scroll Bar).

(Materi Kelas 8) Mengenal Microsoft Excel

          Microsoft Excel adalah aplikasi pengolah pengolah angka yang dikeluarkan oleh Microsoft, perusahaan perangkat lunak terbesar dunia. Microsoft Excel hanya dapat di jalankan di sistem operasi Windows dan tidak pada sistem operasi lain. Microsoft Excel dijual dalam satu paket dengan aplikasi office lainnya dari Microsoft dan memiliki fitur-fitur yang memungkinkannya diintegrasikan dengan aplikasi Microsoft office lainnya.

          Excel merupakan aplikasi pengolah angka yang paling banyak digunakan. Karena itu, aplikasi-aplikasi yang lain dibangun agar dapat kompatibel dengan dokumen excel.

Excel dilengkapi dengan kemampuan dan fitur yang tidak dimiliki oleh aplikasi pengolah angka yang lain. Beberapa kemampuan dan kelebihan Excel adalah sebagai berikut :

- menyimpan file dalam format XML.
- menggunakan Macro, solver, Add-Ins.
- mengimpor data dari database perusahaan.
- menggabung dan mencari sel.
- fasilitas help.
- fasilitas autoSave.
- perintah Find dan Replace.
- menyembunyikan baris dan kolom.
- menampilkan Print Preview dan mencetak.
- mengurutkan dan menyaring data.
- menjalankan perintah Undo dan Redo.
- mempunyai perintah untuk menghapus dan menyisipkan baris dan kolom.
- membuat grafik dalam berbagai bentuk dan kemampuan untuk memformat bagian-bagian grafik.
-perintah pengeditan data di sel,seperti cut, copy, paste, spesial paste, dan delete.
- berbagai pemformatan sel seperti huruf tebal, miring , dan border.
- memiliki fungsi yang lengkap untuk bidang matematika, statistik, logika, keuangan, referensi, waktu, dan teks.

(Materi Kelas 8) Menyisipkan Diagram

          Diagram digunakan sebagai alat bantu penjelasan atas suatu pokok permasalahan. yang cukup efektif dan efisien dengan pertimbangan kalau dijelaskan secara kalimat perkalimat akan sangat panjang. Jadi diagram merupakan ringkasan dari apa yang akan disampaikan. Artinya, dengan menggunakan sedikit simbol dan lambang-lambang, serta ditambah sedikit keterangan, sudah cukup untuk memberikan penjelasan secara cepat, ringkas, dan jelas.

Untuk menyisipkan diagram kita dapat mengikuti langkah-langkah berikut.

• Klik menu Insert lalu klik Diagram
• Tunggu sampai ditampilkan kotak dialog Diagram Gallery.
• pilih salah satu bentuk diagram yang diinginkan, klik ok

          Diagram memiliki bentuk tampilan yang bermacam-macam sesuai kegunaannya. bentuk dasarnya terbagi dalam 6 macam, yaitu Organization Chart, Cycle Diagram, Radial Diagram, Pyramid Diagram, Venn Diagram, dan Target Diagram.

• Organization Chart, Digunakan untuk menunjukan atau menggambarkan hubungan hierarkhi, yaitu hubungan yang bersifat struktural dari tingkat paling atas dan berkembang kejaringan dibawahnya.

• Cycle Diagram, Digunakan untuk menunjukan atau menggambarkan suatu tahapan proses yang terus menerus berkesinambungan dimana awal dan akhir proses bertemu dalam suatu siklus yang tidak berkesudahan

• Radial Diagram, Digunakan untuk menunjukan hubungan yang berlangsung didalam suatu komponen atau element utama.

 

•  Pyramid Diagram, Digunakan untuk menunjukan hubungan yang saling mendukung dalam satu struktur sistem bagaikan sebuah fondasi yang mendukung keseluruhan sistem agar tetap stabil.

• Venn Diagram, Digunakan untuk menunjukan atau menggambarkan area atau wilayah dimana masing-masing element atau komponen saling bertumpang tindih atau berkaitan kepentingan.

• Diagram Target, Digunakan untuk menunjukan atau menggambarkan tahapan atau langkah-langkah untuk mencapai suatu sasaran atau target.

 

(Materi Kelas 8) Menyisipkan Gambar dari ClipArt Gallery

Untuk menyisipkan gambar dari ClipArt Gallery, caranya sebagai berikut.

• Klik menu Insert lalu pilih Picture lalu pilih ClipArt pada toolbar drawing.
• Kemudian akan ditampilkan jendela taskpane Insert ClipArt dibagian kanan jendela MS Word
• Klik Organizer Clip, tunggu  sampai muncul kotak dialog Microsoft Clip Organizer
• Klik folder Office Collections yang terletak pada jendela bagian kiri, kemudian klik pilihan kategori yang dikehendaki, misal Academic. Gambar-gambar didalam folder academic akan ditampilkan di jendela bagian kanan.
• Kemudian klik salah satu gambar yang dipilih, klik Coppy.
• Tutup jendela Microsoft Clip Organizer tersebut.
• Klik menu Edit kemudian klik Paste untuk meletakan gambar yang dipilih kedalam dokument.

(Materi Kelas 8) Pengenalan Area Kerja Microsoft Word

          Sebelum memulai aplikasi MS Word, sebaiknya kita mengenal dahulu tampilan area kerja MS Word beserta element-elementnya yang terdiri atas title bar, menu bar, toolbar, ruler, status bar, dan scroll bar.

 

Tampilan Area Kerja MS Word

1. Title Bar

          Title bar atau baris judul digunakan untuk menampilkan nama file yang aktif. Pada bagian pojok kanan atas terdapat ikon untuk minimize, maximize, restore, dan close.

Minimize : Digunakan untuk menampilkan jendela MS Word ke ukuran minimal berbentuk ikon.

Maximize : Digunakan untuk menampilkan jendela MS Word ke ukuran maksimal memenuhi layar.

Restore : Digunakan untuk menampilkan ukuran jendela MS Word yang dapat diatur panjang dan lebarnya

Close : Digunakan untuk menutup atau keluar dari MS Word

2. Menu Bar

          Menu bar adalah baris yang memuat sekumpulan menu berupa tulisan, yaitu File, Edit, View, Insert, Format, Tools, Table, Window, dan Help. Untuk memilih dan mejalankan menu bar, dapat dilakukan dengan cara mengklik menu yang dikehendaki dan kemudian akan menampilkan submenu yang berisi perintah.

• File, Menu file berisi perintah-perintah untuk pengerjaan yang berhubungan dengan dokument atau lembar kerja, seperti membuka file dokument, menutup, menyimpan mencetak, membuat dokumen baru, mengatur halaman pencetakan dan lain sebagainya.
• Edit, secara umum menu edit berisi perintah-perintah yang digunakan untuk menyalin/mengkopi, membatalkan perintah, mencari kata atau kalimat, mengganti kata atau kalimat secara otomatis, dan lain sebagainya.
• View, menu view berisi perintah-perintah untuk menampilkan dan mengelola berbagai tool bar dan tampilan lainnya dalam MS Word. Misalnya digunakan untuk menampilkan ruler, membesarkan dan mengecilkan tampilan lebar kerja, menampilkan Header dan Footer, menampilkan jendelan task pane, dan lain sebagainya.
• Insert, menu insert berisi perintah-perintah untuk berbagai proses penyisipan kedalam dokumen, seperti penyisipan nomor halaman, gambar, diagram, grafik, simbol, dan lain sebagainya.
• Format, menu format berisi perintah-perintah untuk berbagai proses pemformatan, seperti memberi garis bawah pada huruf, menebalkan huruf, mengatur ukuran huruf, memberi border atau bingkai, memberi warna, dan lain sebagainya.
• Tools, menu tools berfungsi menyediakan alat-alat bantu (Tools) untuk mengolah data MS Word lebih lanjut yang tidak dimasukan kedalam menu lain. Misalnya untuk mengecek ejaan, membuat mail merge, menghitung jumlah huruf dalam dokumen, danlain sebagainya.
• Table, menu table berfungsi menyediakan perintah-perintah dalam mengolah tabel, seperti pembuatan tabel, penyisipan tabel, menghapus tabel, menuliskan formula atau rumus, dan lain sebagainya.
• Windows, menu windows pada microsoft word berfungsi untuk mengatur tampilan berbagai dokumen yang sedang aktif, apakah akan ditampilkan secara bersamaan atau bergantian dalam sebuah layar monitor.
• Help, menu help disediakan sebagai alternatif lain bagi para pemakai yang inginmemperoleh bantuan secara singkat dan jelas tentang sesuatu hal yang kurang dimengerti pada saat menggunakan Microsoft word.

3. Toolbar

          Toolbar adalah baris yang memuat sekumpulan ikon berisi perintah-perintah Microsoft Word, biasanya terletak dibawah menu bar. Masing-masing ikon menggambarkan perintah yang terkandung didalamnya. Jika pointer kita letakan pada salah satu ikon, maka akan ditampilkan kotak kecil yang berisi keterangan perintah atau nama ikon tersebut. Menjalankan perintah melalui ikon toolbar lebih cepat dari pada melalui menu bar. Toolbar terbagi tiga :

• Toolbar Staandar, merupakan kumpulan ikon-ikon standar yang disediakan oleh MS Word secara otomatis. Ikon-ikon dari toolbar ini dapat ditambah atau dikurangi sesuai dengan keperluan.
• Toolbar Formating, merupakan kumpulan ikon-ikon yang disediakan MS Word secara default. toolbar ini berisi kumpulan ikon perintah editing pada umumnya, seperti Style, Font, Font Size, Bold, Italic, underline, Align Left, Center, Align Right, Justify, dan lain-lain.
• Toolbar Draawing, berisi ikon-ikon perintah untuk menggambar objek sederhana dan menyisipkan file-file gambar.

 4. Ruler (Mistar)

          Ruler atau mistar digunakan sebagai alat bantu dalam mengukur margin, tabulasi, dan paragraf. Satuan ukurannya dapat dipilih sesuai keinginan, seperti centimeter, inchi, milimeter, point, atau pica. Ruler terdiri dari dua macam, yaitu horizontal dan vertical.

5. Scroll Bar

          Scroll bar digunakan untuk menggeser lembar kerja yang tidak tampak pada layar agar dapat ditampilkan. Jika kita ingin menggeser lembar kerja kekiri atu kekanan, maka kita dapat menggunakan horizontal scroll bar. Jika kita ingin menggeser lembar kerja ke atas atu kebawah, maka kita dapat menggunakan scroll bar vertical.

6. Status Bar

          Status bar terletak pada bagian bawah layar MS Word. Status bar berisi informasi mengenai halaman yang sedang kita sunting, antara lain : nomor halaman, nomor seksi, baris, kolom, dan lain sebagainya.

7. Kursor

          Kursor berbentuk garis vertical yang senantiasa berkedap-kedip. Setiap karakter yang kita ketik akan muncul pada posisi ini.